Yrityksen oma sähköposti

Yritystä perustettaessa on päätettävä monta asiaa ja tehtävä erilaisia valmisteluja. Jotta potentiaaliset asiakkaat löytävät yrityksen, on yrityksellä oltava verkkosivut ja mielellään selkeä, tunnistettava ja ammattimainen verkkotunnus.

Saatuaan yrityksen toiminnan käyntiin, moni tuore yrittäjä jää kuitenkin pohtimaan seuraavia asioita: Millainen olisi yrityksen oma sähköpostiosoite? Riittääkö ilmainen gmail tai hotmail, vai olisiko parempi perustaa sähköposti yrityksen omalla verkkotunnuksella?

Mitä tarkoittaa sähköposti omalla verkkotunnuksella?

Verkkotunnus eli domain on yrityksen osoite verkossa. Verkkotunnus tarkoittaa verkkosivuston osoitteessa www:n jälkeen kirjoitettavaa osaa. Esimerkiksi Lennun verkko-osoite on www.lennu.fi eli verkkotunnuksemme on “lennu.fi”. Lennulla kaikki sähköpostiosoitteet päättyvät omaan verkkotunnukseemme eli esimerkiksi info@lennu.fi. Verkkotunnus eli domain on osa Sujuva IT -pakettejamme.

Sähköposti omalla verkkotunnuksella luo ammattimaisen vaikutelman

Yritys, jonka sähköposti on gmail tai hotmail, ei anna itsestään kaikista ammattimaisinta kuvaa. Miksi ei ole panostettu siihen, että viestintä näyttää ammattimaiselta? Onko yrityksen toiminta vakaalla pohjalla, jos ei ole varaa sitoutua maksamaan muutamaa euroa kuukaudessa ammattimaisesta sähköpostista? Vai onko kyse tietämättömyydestä?

Yrityksen oma sähköposti antaa kuvan siitä, että yrittäjyys on ammattimaista, yrittäjä ottaa itsensä tosissaan ja toiminta on vakaalla pohjalla. Yrityksen perusasioita ovat hyvin rakennetut ja huolella ylläpidetyt verkkosivut ja ammattimaiset, ajan tasalla olevat yhteystiedot. Nämä ovat ensimmäisiä asioita, joita yritykseen tutustuva potentiaalinen asiakas näkee ja ensivaikutelma voi olla ratkaiseva palveluntarjoajaa valitessa.

Yrityksen oma sähköposti herättää myös luottamusta toisella tapaa kuin geneerinen ilmaisosoite. Monesti huijari saattaa yrittää näyttäytyä jonkin yrityksen edustajana perustamalla ilmaisen sähköpostiosoitteen, jossa näkyy yrityksen nimi. Tällöin yleinen, ilmainen verkkotunnus paljastaa huijauksen. Kun verkkotunnus on sähköpostiosoitteessa sama kuin verkkosivuilla, viestin vastaanottajakin tuntee olonsa turvallisemmaksi ja voi olla vakuuttunut siitä, että asioi yrityksen todellisen edustajan kanssa.

Sähköposti omalla verkkotunnuksella on turvallisin valinta

Isot kansainväliset yritykset, jotka tarjoavat ilmaisia sähköposteja, eivät välttämättä pelaa täysin suomalaisilla tai eurooppalaisilla tietoturva- ja tietosuojasäännöillä. Joskus ilmaisen sähköpostin tarjoajat esimerkiksi myyvät sähköpostiosoitteita eteenpäin mainostajille ja yhtäkkiä postilaatikkosi täyttyy roskapostista.

Myös yrityskaupat voivat vaikuttaa siihen, pysyykö sähköpostisi ilmaisena, kuka käyttää tietojasi ja miten. Esimerkiksi Telia myi suositun inet-sähköpostipalvelunsa ulkomaille, jolloin palvelu muuttui käyttäjien harmiksi maksulliseksi.

Toinen turvallisuusuhka piilee siinä, jos oman yrityksen nimellä varustettua verkkotunnusta ei varaa itselleen ajoissa. Tällöin jättää niin kilpailijoille kuin huijareillekin mahdollisuuden napata verkkotunnus itselleen ja tehdä näin hallaa yrityksellesi.

Turvallisin vaihtoehto on valita oma suomalainen .fi-päätteinen verkkotunnus yritykselle. Fi-päätteiset verkkotunnukset ovat hyvämaineisia, sillä niiden käyttö on ollut säänneltyä pitkään ja on valvottua viranomaisten toimesta. Tästä valvonnasta johtuen huijarit ja rikolliset eivät ole päässeet laajamittaisesti käsiksi fi-päätteisiin osoitteisiin eikä niitä ole juurikaan käytetty huijauksissa. Fi-päätteinen osoite antaa yrityksestä luotettavan kuvan ja viittaa suomalaiseen yritykseen.

Fi-päätteisen verkkotunnuksen saatavuus kannattaa varmistaa Digi- ja Viestintäviraston verkkosivuilta jo ennen kuin lyö lukkoon yrityksensä nimen. Kun nimi on päätetty, kannattaa verkkotunnus varata itselle saman tien, jotta saat käyttöösi sekä verkkosivun että yrityksen sähköpostin oman yrityksesi nimellä.

Miten saan yritykselleni sähköpostin omalla verkkotunnuksella?

Saat yrityksellesi sähköpostin omalla verkkotunnuksella osana useita Lennun palvelupaketteja tai Lennun yritysmyynnistä ihan erikseen. Sähköpostin omalla verkkotunnuksella voi liittää kauttamme esimerkiksi Microsoft 365- tai Google Suite -ympäristöihin, jolloin kaikki yrityksen muutenkin käyttämät ohjelmistot löytyvät samasta paketista.

Sähköpostin omalla domainilla saa myös esimerkiksi webhotellien tai joidenkin verkkosivustoalustojen kautta. Jos kuitenkin tarvitset myös muita IT-palveluita, kuten toimisto-ohjelmistoja, nopean netin ja tietoturvaratkaisuja, on näppärää hankkia ne pakettina keskitetysti Lennulta.

Lennulta saat lisäksi organisaatioverifikoituja varmenteita. Tällainen SSL-varmenne varmistaa, että yritys on se, joka väittää olevansa ja hallinnoi omaa verkkotunnustaan. Tämä luo luotettavampaa kuvaa asiakkaille ja muille sidosryhmille, jotka etsivät yrityksestäsi tietoa tai ottavat sinuun yhteyttä. Vastaavia varmenteita saa ostettua myös kansainvälisiltä yrityksiltä, mutta Lennu toteuttaa varmentamisen suomalaisen yhteistyökumppanin kautta, jolloin varmennuksen yhteydessä yrityksen tiedot tarkistetaan Suomen Kaupparekisteristä ja suomalainen varmentaja ottaa yhteyttä suoraan yritykseen.