Näin rakennat tehokkaan IT-budjetin yrityksellesi vuodelle 2026

IT-toimien budjetointi on yksi yrityksen talouden keskeisistä osa-alueista, joka vaatii huolellista suunnittelua ja ennakointia. Hyvin laadittu IT-budjetti varmistaa, että yrityksen teknologia pysyy ajan tasalla ja tukee liiketoiminnan tavoitteita parhaalla mahdollisella tavalla. Tässä muutama tärkeä vinkki, jotka auttavat tekemään toimivan ja realistisen IT-budjetin.

Jaa budjetti ylläpitoon ja kehittämiseen

Ensimmäinen askel on jakaa budjetti kahteen osaan: ylläpitoon ja kehittämiseen.

Ylläpitobudjetti kattaa kaikki kulut, jotka liittyvät nykyisen IT-infrastruktuurin ja järjestelmien jatkuvaan käyttöön ja toimintavarmuuden ylläpitämiseen. Siihen sisältyvät esimerkiksi:

• Käytössä olevat ja hankittavat laitteet (tietokoneet, verkko- ja palvelinlaitteet)
• Ohjelmistolisenssit ja kuukausimaksulliset pilvipalvelut
• Järjestelmien ajan tasalla pitäminen ja päivitykset
• IT-tuki ja ongelmanratkaisu
• Tietoturva ja tietosuoja, jotka vaativat sekä asiantuntijapalveluita, että sisäisiä resursseja

Nämä kulut ovat pääsääntöisesti pakollisia, jotta liiketoiminta voi jatkua sujuvasti ilman häiriöitä. Tavoitteena on pitää ylläpitokustannukset mahdollisimman optimoituina ilman, että turvallisuus tai suorituskyky kärsii.

Kehittämisbudjetti kohdistuu uusiin investointeihin ja projekteihin, joiden tarkoituksena on tuoda lisäarvoa liiketoiminnalle. Näitä voivat olla:

• Uusien järjestelmien käyttöönotto ja olemassa olevien järjestelmien parannukset
• Uusien teknologioiden ja työkalujen hankinta
• Liiketoimintaprosessien digitalisointi ja automatisointi
• Innovaatiot ja strategiset IT-projektit, jotka tukevat yrityksen kasvua

Kehittämiskulut kirjataan usein investoinneiksi, ja ne voivat olla taseeseen kirjattavia hankkeita. Näiden kulujen hallinta vaatii yhteistyötä tietohallinnon ja liiketoiminnan kehittämisvastuisten kanssa, jotta investoinnit tukevat yrityksen strategisia tavoitteita.

Ja koska laitteet ovat laitteita, ne voivat hajota. Myös muut yllättävät tarpeet kannattaa huomioida esim. uuden työntekijän aloittaminen tai jos tarve herää lisätukiasemalle työpöytien sijaintien muuttuessa.

Tietoturva ja yhteispeli liiketoiminnan kanssa

Nykymaailmassa tietoturva on olennainen osa IT-budjettia. Budjetissa on huomioitava niin tekniset ratkaisut kuin asiantuntijapalvelut, jotta yrityksen tiedot pysyvät turvassa. Lisäksi budjetoinnin tulisi tapahtua tiiviissä yhteistyössä liiketoiminnan kehittämisestä vastaavien kanssa. IT-investointien tulee tukea liiketoiminnan kasvua ja strategisia tavoitteita.

Suunnittele myös pitkällä tähtäimellä

Hyvä käytäntö on laatia IT-budjetti useamman vuoden suunnitelmana, jotta isompiin menoihin voidaan varautua ja budjetti pysyy hallinnassa. Ylläpidon ja kehittämisen suhdetta pyritään yleensä optimoimaan siten, että kehittämisinvestointeja voidaan kasvattaa liiketoiminnan menestyksen tukemiseksi, samalla kun ylläpitokustannuksia pyritään pienentämään tehokkuuden parantamisella.

Näin ollen IT-budjetin jakautuminen voi olla esimerkiksi noin 60-70% ylläpitoon ja 30-40% kehittämiseen, mutta tämä riippuu yrityksen strategiasta, toimialasta ja IT:n roolista liiketoiminnan tukena.

Priorisoi ja ole realistinen

Budjetin laatimisessa kannattaa priorisoida toimenpiteitä ja varmistaa, että käytettävissä olevat resurssit kohdistuvat yrityksen keskeisimpiin IT-hankkeisiin. Budjetti kannattaa tehdä realistisesti, ottaen huomioon kiinteät ja muuttuvat kulut, kuten henkilöstö-, laite-, ohjelmisto- ja palvelukustannukset.