Sähköposti – yksi yrityksen tärkeimmistä ja samalla usein vajavaisesti suojatuista työkaluista

Yksi tärkeimmistä yrityksen viestintätavoista on sähköpostiviestintä. Sähköpostin avulla välitämme tietoja, asiakirjoja ja arvokkaita viestejä. Sähköposti on merkityksellinen ja tästä syystä myös useiden kyberhyökkäysten ja tietovuotojen ensisijainen kohde. Tämän vuoksi on erittäin tärkeää huolehtia sähköpostin turvallisuudesta. Näin yrityksen tiedot ja asiakassuhteet pysyvät turvassa.

Käydään tarkemmin läpi mikä tekee sähköpostista niin tärkeän, mitkä ovat yleisimpiä virheitä ja miten vältyt tekemästä niitä ja näin ollen takaat sähköpostisi parhaan turvallisuuden.

Mikä tekee sähköpostista yritykselle niin tärkeän?

Sähköposti on paitsi tärkeä viestintäkanava, myös tarpeellinen asiakasrajapinnan työkalu.
Sähköpostin avulla voit hoitaa mm:

  • Asiakaspalvelu ja tuki: Vastaaminen asiakkaiden kysymyksiin
  • Markkinointi ja tiedotteet: Lähetetään uutiskirjeitä, tarjouksia ja muuta markkinointimateriaalia
  • Sisäinen viestintä: Työntekijöiden välinen viestintä, kokouskutsut ja sisäiset tiedotteet
  • Liiketoimintatiedot: Tärkeät asiakirjat ja tiedostot, kuten sopimukset ja laskut

Suurin osa yrityksen toimintaan liittyvistä tiedoista kulkee sähköpostissa. Tämän vuoksi kyberrikolliset ovat erityisen kiinnostuneita siitä. Haavoittuvuuksia voivat olla esimerkiksi heikot salasanat, epäluotettavat liitteet tai Phishing-hyökkäykset, joissa yritetään saada työntekijä paljastamaan tärkeitä tietoja.

Microsoft 365:n Outlook-sähköposti on myös tärkeä ja hyödyllinen viestin välityksessä, mutta sen tietoturvaan pitää kiinnittää erityistä huolellisuutta, koska se avaa pääsyn muihin järjestelmiin. 
Mikäli yrityksessä on käytössä Microsoftin AD, käyttäjätiedot on synkronoitu M365-palveluun, eli sama salasana käy sekä tietokoneelle, että M365-pilvipalveluun kirjautumiseen. Jos hakkeri saa kalasteltua M365-tunnistautumistiedot, pääsee hän kirjautumaan myös yrityksen sisäverkkoon.

Sähköpostin turvallisuus: Miten suojaat tietosi ja vältyt yleisimmiltä virheiltä?

Koska sähköposti on niin tärkeä osa yrityksen toimintaa, on sen suojaaminenkin ykkösasioita.
Riskien minimoimiseksi, on hyvä käyttää tehokkaita työkaluja ja käytäntöjä. Tässä muutama tärkeimmistä asioista, jotka kannattaa huomioida.

1. Vahvat salasanat ja kaksivaiheinen tunnistautuminen

Vahva salasana on yksi helpoimmista tavoista suojata tietosi, myös sähköpostin osalta. Mitä helpompi salasana on, sitä haavoittuvaisempi tilisi on. Paras salasana on pitkä ja monimutkainen ja se sisältää isoja ja pieniä kirjaimia, numeroita sekä erikoismerkkejä.

Vahvakaan salasana ei saa kuitenkaan olla toistuva. Käytä eri paikkoihin, eri salasanaa, niin tietomurron sattuessa hyökkääjä ei pääse käsiksi kaikkiin tileihin samalla salasanalla.

Myös kaksivaiheinen tunnistautuminen (2FA) kannattaa ottaa käyttöön aina kun mahdollista.  Tämä varmistaa tilisi suojauksen, vaikka salasanasi vuotaisi tai saataisiin murrettua.

2. Sähköpostin salaus ja turvallinen liitetiedostojen lähetys

Kun lähetät arkaluontoisia tietoja, varmista että käytät sähköpostin salausta. Tämä varmistaa, että vain oikea vastaanottaja kykenee lukemaan viestin. Kiinnitä huomiota, miten lähetät arkaluontoisia liitetiedostoja, kuten salasanoja. Vältä näiden lähettämistä, ellei niille ole otettu käyttöön erillistä salausta.

3. Phishing-hyökkäyksiin valmistautuminen

Phishing-hyökkäykset ovat yksi yleisimmistä sähköpostiin liittyvistä uhkista. Hyökkääjät pyrkivät saamaan kohteeltaan hyödyllisiä tietoja tai klikkaamaan haitallisia linkkejä.

Huijausviestien tunnistaminen ei ole aina helppoa, sillä viestit saattavat vaikuttaa virallisilta. Hyviä merkkejä huijausviesteistä ovat tuntematon lähettäjä, epäillyttävä lähetysosoite sekä pyynnöt henkilökohtaisista tiedoista ja maksuista.

Työntekijät kannattaa kouluttaa tunnistamaan haitalliset sähköpostit ja opettaa heitä reagoimaan oikealla tavalla, mikäli viesti vaikuttaa epäilyttävältä. Ole varovainen jakamiesi tietojen suhteen ja tarkista lähettäjän henkilöllisyys, mikäli epäilet viestin aitoutta. Älä jaa henkilökohtaisia tietojasi.
Mikäli epäilet saaneesi huijausviestin, älä avaa sen mukana tulleita linkkejä tai liitetiedostoja edes mielenkiinnosta. Ne saattavat sisältää haittaohjelmia.

Työnantajan kannattaa suorittaa työntekijöilleen simuloituja Phishing-harjoituksia, jotka valmentavat tähän hyvin.
Varmista, että yrityksessä on käytössä tehokas virustorjuntaohjelma.

4. Varmuuskopiointi ja arkistointi

Koska siirrämme sähköpostitse niin paljon arvokasta tietoa, ovat nämä postit arvokkaita liiketoiminnan kannalta. Muista varmuuskopioinnin tärkeys. Tällä varmistat, että kaikki tärkeät viestit ovat turvassa ja ne voidaan palauttaa tarvittaessa.

Monesti pääsee myös unohtumaan, kuinka tärkeä järjestelmällinen arkistointikäytäntö on. Mikäli tähän ei kiinnitetä huomiota, voivat tärkeät viestit kadota tai vanhentuneita tietoja säilytetään liian pitkään.

Ota käyttöön sähköpostien arkistointiratkaisu ja määritä selkeät käytännöt, kuinka pitkään postit säilytetään ja kuinka niitä hallitaan.

Lopuksi:

Yrityksen sähköposti on keskeinen osa liiketoimintaa ja tämän vuoksi on erittäin tärkeää huomioida turvallisuus ja tietosuoja, jotta vältytään ikäviltä tietomurroilta ja -vuodoilta.

Salasanojen ja muiden tietosuojasääntelyiden avulla yritys voi varmistaa, että sen ja asiakkaiden tiedot on säilytetty turvallisesti ja luotettavasti.

Sähköposti on yksi yrityksen tärkeimmistä työkaluista ja huomioimalla parhaat käytännöt, voit hyödyntää sen täyden potentiaalin ja saada irti kaiken tarjolla olevan hyödyn.

Jaa artikkeli

Lisää ajankohtaisia artikkeleita