Liiketoiminnan riskitekijät – yrittäjä, hoida nämä ICT:n perusasiat kuntoon

08. elokuu 2024

Olet varmasti nähnyt monesti listauksia siitä, mitä ICT-asioita aloittavan yrittäjän on huolehdittava kuntoon yritystoiminnan alkaessa. Kun tietoturvakäytännöt, laitteet ja järjestelmät ovat asianmukaisesti hoidettuja ja ajan tasalla, ei yrittäjän tarvitse kiinnittää niihin juurikaan huomiota.

Entä jos asiat eivät olekaan aivan ajan tasalla tai jotain menee ICT:n kanssa pieleen? Tähän artikkeliin olemme koonneet tyypillisiä ongelmatilanteita.

Ilman palomuuria kuka tahansa pääsee selaamaan laitteellasi olevia tietoja ja tiedostoja

Palomuuri tarkkailee tietokoneen verkkoliikennettä ja estää vaaralliseksi arvioimansa toiminnan. Se pysäyttää epäilyttävän verkkoliikenteen tai sinulle vieraat tahot, jotka pyrkivät pääsemään käsiksi tietoihisi.

Periaatteessa kuka tahansa samassa verkossa toimiva voi päästä käsiksi tietokoneesi tai puhelimesi tietoihin, jos palomuuri on pois päältä. Tämä ei ole kovin vaarallista, jos tietokonetta käyttää yrityksen omassa suojatussa sisäverkossa – mutta entäpä tehdessä etätöitä kahvilassa, tai selatessa puhelinta mobiiliverkossa?

Ulkopuolinen taho voi päästä suojaamattoman yhteyden kautta käsiksi laitteeseesi ja hyödyntää sieltä löytyvää arkaluonteista tietoa, asentaa laitteellesi viruksen tai kaapata koko laitteen hallintaansa. Palomuurin tehtävä on myös tarkkailla lähtevää liikennettä. Ilman sen tuomaa suojaa voit tartuttaa viruksen muihin samassa verkossa toimiviin laitteisiin ennen kuin edes huomaat minkään olevan vialla.

Jos virustorjunta ei ole ajan tasalla, et huomaa haittaohjelmaa ennen kuin on myöhäistä

Toimivan palomuurin lisäksi tarvitset myös virustorjuntaohjelmiston. Siinä missä palomuuri tarkkailee ja tarvittaessa estää tietokoneelle pyrkivää verkkoliikennettä, virustorjunta löytää ja pysäyttää laitteelle jo päässeitä haittaohjelmia. Niitä voi löytyä esimerkiksi lataamistasi tiedostoista ja verkkosivustoilta, joilla vierailet.

Jos virustorjuntaa ei ole, saattaa laitteellesi päätyä haittaohjelma esimerkiksi epäilyttävästä sähköpostiviestistä, jonka liitteen epähuomiossa lataat laitteelle.

Virusohjelmisto voi vioittaa tai poistaa tietokoneella säilyttämiäsi tiedostoja ja lähettää saman haittaohjelman sisältämiä sähköpostiviestejä kontakteillesi. Pahimmillaan se voi jopa salata kiintolevyllä olevat tiedot ja pyytää lunnaita kiintolevyn salauksen purkua vastaan.

Jos laitetuki puuttuu, jäät yksin hajonneen tietokoneen kanssa

Laitetuki pitää huolen siitä, että yrityksesi kaikkien laitteiden ohjelmistot ovat ajan tasalla ja saat rikkoutuneen laitteen tilalle uuden. Laitetuki tarjoaa myös varalaitteen siksi aikaa, kun vaikkapa kannettava tietokoneesi tai puhelimesi on huollossa.

Mitä sitten, jos sinulla ei ole laitetukea käytössäsi? Se tarkoittaa sitä, että tietokoneen tiltatessa olet tyhjän päällä. Työtietokoneellasi on todennäköisesti paljon tärkeitä tiedostoja, joihin et ehkä pääse enää käsiksi. Laitetuen puuttuessa sinulla ei myöskään ole kontaktia osaavaan ammattilaiseen, joka voisi nopeasti neuvoa, kuinka toimia.

Lisäksi joudut itse huolehtimaan laitekannan uusimisesta. Se kuulostaa yrittäjyyden alkutaipaleella ehkä helpolta tehtävältä, mutta yrittäjyyden kiireiden keskellä kaikkien yrityksen tietokoneiden ja puhelimien päivittäminen onkin yllättävän iso urakka.

Esimerkiksi tiensä päähän tullut puhelin voi vaikeuttaa tai jopa estää kokonaan työntekijältäsi tehtävien hoitamisen siihen asti, että olet saanut hankittua hänelle uuden laitteen, asennettua siihen kaiken tarvittavan ja ohjeistettua työntekijän uuden laitteen käyttöön. Osaava laitetuki olisi hoitanut tämänkin puolestasi.

Heikko salasana on portti, josta hakkeri pääsee kaikkiin järjestelmiisi

Olet varmasti kuullut kyllästymiseen asti siitä, kuinka tärkeää on, että jokaiseen laitteeseen ja ohjelmaan on eri salasana, ja niiden tulisi olla vielä mahdollisimman monimutkaisia. Millaisia riskejä heikot salasanat käytännössä tuovat yritykselle?

Kuvitellaan, että sinulla on sama yksinkertainen salasana, jota käytät kirjautuessasi yrityksen tietokoneelle, asiakastietojärjestelmään, sähköpostiin ja sometileille. Yksinkertainen salasanasi on ensinnäkin helppo arvata: kuka tahansa sinua vähänkin tunteva voi arvata, että käytät puolison nimeä, lasten syntymäaikoja tai lapsuudenkotisi osoitetta salasanana. Kun simppeli salasanasi on arvattu ja käytät sitä samaa kaikissa palveluissa, on tie yhtäkkiä auki ihan kaikkiin yrityksesi tietoihin.

Heikot salasanat altistavat sinut hakkereille ja pahantahtoisille ulkopuolisille hyökkäyksille. Tyypillisesti yrityksen kimppuun käyvä haluaa kiristää sinulta rahaa. Hakkeri voi salasanasi haltuunsa saatuaan kaapata tilisi eri palveluissa, ja pyytää rahaa pääsyn palauttamiseksi. Yhden heikon salasanan murrettuaan hyökkääjä pääsee yhä syvemmälle tietoihisi ja voi lopulta päästä käsiksi jopa yrityksen pankkitiliin tai kassajärjestelmään.

Ilman kaksivaiheista tunnistautumista varas pääsee yhden laitteen kautta kaikille tileillesi

Kaksivaiheinen tunnistautuminen tarkoittaa sitä, että kirjautuessasi johonkin palveluun tietokoneellasi, vahvistat kirjautumisen vielä toisella laitteella, esimerkiksi puhelimella. Tämän tarkoitus on estää väärinkäytökset silloin, jos yksi laitteistasi päätyy vääriin käsiin tai salasanasi on vuotanut ulkopuolisille.

Kaksivaiheisen tunnistautumisen merkitys näkyy selvimmin varkaustilanteissa. Varas nappaa puhelimesi ravintolassa takin taskusta ja pääsee sisälle pääsykoodin arvaamalla – ehkä hän on nähnyt, kun naputtelet sen puhelimeen itse. Nyt varas pääsee kirjautumaan eri sovelluksiin, esimerkiksi yrityksen sähköpostiin, asiakastietojärjestelmään, pilvipalveluun ja verkkopankkiin. Jos kaksivaiheinen tunnistautuminen olisi käytössä, varkaan tie tyssäisi siihen, ettei hänellä ole hallussaan toista laitetta, jolla vahvistaa kirjautuminen.

Puuttuva IT-tuki tulee ongelmatilanteessa kalliiksi

IT-tuen tehtävä on auttaa kiperässä tilanteessa. Sen kun vain soitat tuttuun tukinumeroon ja saat apua minuuteissa. IT-tukihenkilö voi tarvittaessa ottaa etäyhteyden laitteellesi ja korjata tilanteen saman tien. Hankalammassa tilanteessa IT-asiantuntija tulee paikan päälle yrityksesi toimistolle selvittämään, mikä on pielessä.

Jos sinulla taas ei ole lainkaan IT-tukea käytössäsi, voit joutua tilanteeseen, jossa jäät toimimattoman laitteen kanssa yksin. Sen sijaan, että voisit soittaa IT-tuen nopeasti apuun, joudut selvittelemään, mistä saisit kiinni IT-asiantuntijan, jolla olisi juuri nyt aikaa neuvoa sinua. Selvittelyssä voi kulua puolikas tai kokonainen työpäivä. Nämä työtunnit menevät täysin hukkaan ja menetät koko ajan rahaa. Pahimmillaan yksi toimimaton laite voi pysäyttää koko yrityksen toiminnan.

Ja jos sinulla olisi ollut IT-tuki käytössä, ongelma olisi ratkaistu vartin puhelinsoitolla!

Ilman varmuuskopioita tiedostot katoavat rikkoutuneen laitteen mukana

Yrityksen tärkeät tiedostot olisi aina hyvä varmuuskopioida. Tänä päivänä varmuuskopiointi on helpointa hoitaa automaattisesti pilvipalvelun avulla. Kun tiedostoista on varmuuskopiot, voit helposti hakea viimeisimmän kopioidun version siitä tiedostosta, joka jostain syystä tuhoutuu.

Entä sitten, jos varmuuskopioita ei ole? Silloin epähuomiossa tuhottu tiedosto on lopullisesti mennyttä ja joudut aloittamaan alusta. Ehkä olit laatimassa tarjousta potentiaaliselle asiakkaalle ja sinun piti lähettää se kollegalle, mutta sen sijaan poistitkin tiedoston vahingossa kokonaan. Ei muuta kun takaisin alkuun – tuntien työ meni hukkaan.

Entäpä jos tietokoneesi hajoaa: läikytät aamukahvit laitteen päälle, tietokone varastetaan tai virus deletoi tai salaa koneelta kaikki tiedostot. Jos sinulla ei ole varmuuskopioita, kaikki tietokoneella ollut tieto on nyt kadonnut. Tietokoneella saattoivat olla yhteistyösopimukset asiakkaiden kanssa tai vaikkapa markkinointimateriaali, jota on työstetty kalliin mainostoimiston kanssa monta kuukautta.

Saatat saada osan tiedostoista takaisin, jos ne sattuvat olemaan tallessa jollain muulla laitteella tai kollegan tai yhteistyökumppanin arkistoissa, mutta tiedostojen metsästämiseen voi kulua tunteja, päiviä tai viikkoja. Jos taas olisit asettanut pilvipalvelun tekemään varmuuskopiot säännöllisesti, saisit palautettua kaikki tiedostot pilvestä parilla klikkauksella.

Näin vältät liiketoiminnan ICT-riskit

Tässä artikkelissa käsitellyt liiketoiminnan riskitekijät on onneksi helppo välttää. Valitse rinnallesi osaava ICT-kumppani, joka hoitaa kaikki riskitekijät pois päiväjärjestyksestä yhdellä sopimuksella. Saat kattavan laitetuen ja IT-asiantuntijan aina tarvittaessa puhelimen päähän tai paikan päälle toimistollesi. Saat opastusta ja neuvoja yrityksen tietoturvakäytäntöihin, luotettavan pilvipalvelun ja vielä nopean netin toimistolle. Sinulla on aina käytössäsi tuttu puhelinnumero, johon soittaa ja kysyä, jos jokin mietityttää.

Lennu tarjoaa yrittäjälle seuraavat palvelut:

Ota yhteyttä ja katsotaan, millaisen ICT-palvelupaketin sinun yrityksesi tarvitsee!

Yritysasiakaspalvelu

Ota yhteyttä – asiantuntijamme auttavat sinua löytämään parhaan ratkaisun!

03 450 5590

yritysmyynti@lennu.fi

Jaa artikkeli